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Ma classe ⏱️ 6 min de lecture

Guide d'utilisation : Rendez-vous parents et entretiens

Mode d’emploi pour préparer les fiches de RDV Bristol, envoyer des liens de réservation de créneaux aux parents (avec export ICS) et consigner les comptes-rendus.

Résumé des objectifs du module

  • ✓ Préparation d’une fiche d’entretien Bristol synthétique rattachée au dossier élève
  • ✓ Génération et envoi de liens de réservation de créneaux en ligne par email ou message aux parents
  • ✓ Réservation directe du créneau par la famille (sans compte parent) avec téléchargement de la fiche calendrier (.ics)
  • ✓ Consignation du plan d’action et des décisions prises lors de l’entretien
  • ✓ Partage sécurisé de comptes-rendus par code PIN à 4 chiffres et export PDF

Sommaire du tutoriel

1. Mode d'emploi pas-à-pas

Instructions factuelles pour réaliser chaque tâche dans l'interface de Kayer.

1. Inviter les parents à réserver un créneau de rendez-vous

Réservation en ligne

Envoyer un lien de réservation ou un e-mail individuel aux familles.

Procédure :

  1. 1 Dans l’Agenda ou la fiche élève, cliquez sur "Partager des créneaux de RDV".
  2. 2 Sélectionnez les élèves et leurs responsables légaux.
  3. 3 Choisissez d’envoyer directement les e-mails ou de copier les liens individuels : chaque famille reçoit le lien de son espace famille, ouvert sur la rubrique Rendez-vous.
  4. 4 Les parents ouvrent le lien sans création de compte, choisissent leur horaire, et peuvent ensuite le changer ou l’annuler depuis le même espace.

2. Créer et préparer une fiche d’entretien Bristol

Préparation

Initier la préparation du rendez-vous depuis le dossier élève.

Procédure :

  1. 1 Ouvrez le dossier de l’élève dans "Fiches élèves", onglet "Rendez-vous".
  2. 2 Cliquez sur "+ Nouveau rendez-vous" et sélectionnez la date.
  3. 3 Intégrez les observations passées du journal de l’élève que vous souhaitez aborder.

3. Consigner le compte-rendu et le plan d’action

Compte-rendu & Plan d’action

Rédiger les notes d’entretien et la liste des engagements.

Procédure :

  1. 1 Sur la fiche Bristol de l’entretien, saisissez vos remarques et l’ordre du jour.
  2. 2 Dans la section "Plan d’action", ajoutez des éléments à cocher (ex. "Mise en place d’un PPRE", "RDV orthophoniste").
  3. 3 Les données sont sauvegardées et chiffrées sur votre espace.

4. Transmettre une synthèse par code PIN ou imprimer le PDF

Partage PIN & PDF

Donner accès au compte-rendu ou générer le PDF.

Procédure :

  1. 1 Pour un accès numérique sécurisé : cliquez sur "Partager aux parents" pour générer un lien protégé par un code PIN à 4 chiffres.
  2. 2 Pour un support papier : cliquez sur "Exporter / Imprimer" pour générer la fiche synthétique d’entretien.

2. Astuces d’organisation des rendez-vous

Faciliter les échanges avec les familles lors des temps forts de l’année.

Réservation

Réservation sans compte

Le lien de l’espace famille, ouvert sur la rubrique Rendez-vous, permet à chaque famille de réserver son créneau en 1 clic, puis de le changer ou de l’annuler au même endroit.

Partage sécurisé

Code PIN parent

Le code PIN à 4 chiffres protège la consultation des comptes-rendus rédigés par l’enseignant.

3. Questions fréquentes

Les parents doivent-ils créer un compte sur Kayer pour réserver ?

Non, les familles accèdent directement au guichet de réservation via le lien sécurisé unique.

Peut-on imprimer ou révoquer une fiche de RDV ?

Oui, vous pouvez exporter la fiche d’entretien en PDF ou révoquer le lien d’accès à tout moment.

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