1. Enregistrer les AESH de l’école
Mise en route La liste des personnes, et surtout les heures qu’elles doivent chez vous.
Procédure :
- 1 Allez dans "Mon école", onglet "Équipe", section "Les AESH".
- 2 Renseignez le nom complet et le nombre d’heures par semaine dans cette école ("Heures ici / sem.").
- 3 Facultatif mais utile : le total du contrat et les autres écoles où la personne intervient, pour savoir de quoi on parle quand elle n’est pas disponible.
- 4 Cliquez sur "Ajouter". La quotité "ici" est celle qui sert à tous les contrôles : une AESH mutualisée sur trois écoles ne doit chez vous que ses heures à vous.
2. Déclarer un accompagnement sur la fiche d’un élève
Fiche élève Le cas le plus fréquent : un élève de classe ordinaire accompagné par une AESH.
Procédure :
- 1 Ouvrez la fiche de l’élève et cliquez sur "Déclarer un accompagnement AESH" en bas du dossier.
- 2 Renseignez la quotité notifiée pour cet élève (heures par semaine) et la nature de l’aide : individuelle ou mutualisée.
- 3 Ajoutez les créneaux d’accompagnement : jour, horaires, intitulé libre, et l’AESH qui les tient.
- 4 Un élève rattaché à un dispositif n’a pas cette carte séparée : ses heures d’AESH se posent dans son post-it "Dispositif", au même endroit que ses inclusions.
3. Poser la semaine d’une AESH d’un seul bloc
Emploi du temps des AESH Le point de vue inverse, celui du coordonnateur qui construit un emploi du temps.
Procédure :
- 1 Allez dans "Ma classe › AESH".
- 2 Cliquez sur la pastille de la personne concernée : sa semaine s’affiche en grille, avec ses heures posées sur ses heures dues.
- 3 Cliquez sur "Ajouter un créneau", désignez l’élève, le jour et les horaires.
- 4 Cliquez sur un créneau de la grille pour le modifier ou le supprimer sans perdre l’AESH placée dessus.
- 5 Ce que vous écrivez ici apparaît aussitôt sur la fiche de l’élève, sur l’emploi du temps de la classe et dans le cahier-journal : rien n’est à saisir deux fois.
4. Vérifier que tout est bien placé
Contrôle des heures Les deux quotités, celle de l’AESH et celle de l’élève, ne se déduisent pas l’une de l’autre.
Procédure :
- 1 Sur la même page, la pastille de chaque AESH affiche ses heures posées sur ses heures dues.
- 2 La pastille orange "À couvrir" rassemble les créneaux qui réclament un accompagnement sans personne dessus.
- 3 La pastille rouge "AESH partie" rassemble les créneaux confiés à quelqu’un qui n’est plus dans l’école : leurs heures restent dues, ouvrez chacun pour le confier à quelqu’un d’autre.
- 4 Le tableau "Heures par élève et par AESH", en bas de page, croise les deux points de vue : ce que la notification impose à chaque élève, et ce que chaque AESH doit dans l’école.
- 5 Un élève ou une AESH attendus à deux endroits à la même heure sont signalés en rouge : c’est une erreur de saisie, pas un retard.
5. Exporter le document d’accompagnement
Export PDF Le document que l’on pose sur la table d’une réunion, ou que l’on remet à l’AESH.
Procédure :
- 1 Sur la page "Ma classe › AESH", cliquez sur "Exporter le document".
- 2 Choisissez les sections à inclure : tableau croisé élèves × AESH, semaine de chaque AESH, décompte par élève, ce qu’il reste à traiter.
- 3 Générez le PDF. Les dépassements y figurent comme à l’écran : le document ne masque jamais ce que l’écran signale.